Software de control de inventario.

Cuándo el Excel ya no alcanza para controlar tu inventario

Una planilla aguanta mientras la edita una sola persona y toda la mercadería está en un mismo lugar. Después nadie sabe cuál es la versión buena, el conteo físico no calza con el archivo y se compra "por si acaso", con plata parada en bodega.

Si vendes en el local con un sistema de punto de venta y además tienes una tienda online, los dos tienen que leer el mismo stock. Si no, terminas vendiendo por internet algo que se llevaron del mesón hace una hora.

Para migrar no basta con subir el Excel. Antes de cargar nada hay que:

• Limpiar el maestro de productos: un código único por producto y variante, sin duplicados ni el mismo nombre escrito de tres formas.
• Definir en qué unidad compras y en cuál vendes: caja de 12 contra unidad, rollo contra metro.
• Partir de un conteo físico y no del último saldo de la planilla, para no arrastrar sus errores al sistema nuevo.

Stock por bodega o sucursal: traslados y guía de despacho

El stock no es un número por producto, sino por producto y ubicación: sabes que tienes 40 unidades, pero también que 32 están en la bodega central y 8 en la sucursal que más las vende.

Mover mercadería entre ubicaciones se registra como un traslado con tres momentos: sale de una bodega, queda en tránsito y entra cuando la otra confirma lo que recibió. Si llegan menos unidades de las que salieron, la diferencia queda anotada con fecha y responsable, en vez de aparecer en el próximo inventario.

Ojo con el camión: trasladar mercadería entre tus propias bodegas no es una venta, pero igual va con guía de despacho. La Resolución Exenta SII N° 154 de 2025, vigente desde el 1 de mayo de 2026, exige que indique origen y destino, los datos del chofer, la patente del vehículo y el tipo de traslado, que en este caso es "Traslados internos". Conectado a tu facturación electrónica, el sistema toma esos datos del mismo traslado.

Stock mínimo, lotes y vencimientos: menos quiebres y menos mermas

Una alerta de stock mínimo sirve si el mínimo está bien puesto, y ese número no se inventa. Sale de dos datos que el sistema ya tiene: cuánto vendes de ese producto por semana y cuántos días demora tu proveedor en reponer. Si un proveedor entrega en 15 días, el aviso tiene que llegar cuando todavía te alcanza para esos 15 días, más un margen por si se atrasa.

Si trabajas con productos que vencen, como alimentos, cosmética o productos veterinarios, el inventario registra lote y fecha de vencimiento al recibir la mercadería. Con eso el sistema propone despachar primero lo que vence antes y te muestra con anticipación qué se va a vencer en bodega, cuando todavía puedes liquidarlo.

Para herramientas, electrónica o equipos con garantía, el control va por número de serie: sabes qué unidad exacta entró, a qué bodega fue y, si el inventario está conectado a las ventas, a qué cliente se le vendió.

Compras y costo del inventario: lo que necesita tu contador

La entrada de mercadería se amarra a la orden de compra. Recibes contra lo que pediste: si el proveedor mandó 10 cajas y facturó 12, la diferencia queda registrada antes de pagar, no tres meses después.

La Ley sobre Impuesto a la Renta (artículo 30) permite calcular el costo de las mercaderías por FIFO o por costo promedio ponderado, y el método elegido se mantiene al menos cinco ejercicios comerciales seguidos. Por eso el sistema tiene que valorizar con el mismo método que usa tu contador, no con el que traiga por defecto.

Los ajustes también dejan rastro: cada merma, rotura o diferencia de conteo se registra con motivo, fecha y usuario. Y en vez de cerrar un día entero para contar todo, puedes hacer conteos por familia o por pasillo durante el año.

Como es desarrollo de software a medida, los motivos de ajuste, los permisos por bodega y los reportes se definen según cómo compras y almacenas hoy.